MFA-Ausfall: Praxis absichern und Abrechnung retten
Montagmorgen. Die Medizinische Fachangestellte (MFA), die die GOÄ-Abrechnung betreut, meldet sich krank. Und dann?
Termine laufen weiter, das Telefon klingelt ununterbrochen und gleichzeitig bleiben Rechnungen liegen. Das kann die Liquidität der Praxis belasten und dem Team zusätzliche Arbeit verursachen.
Ein MFA-Ausfall führt nicht automatisch zu Honorarverlusten. Um Verzögerungen und Abrechnungsfehler zu vermeiden, braucht die Praxis sowohl eine kurzfristige Vertretungslösung als auch Vorkehrungen für künftige Ausfälle.
Wenn die MFA ausfällt: Welche Risiken sofort entstehen
Für die Praxis stellen sich bei einem kurzfristigen MFA-Ausfall vor allem diese Probleme:
- Aufgaben müssen neu priorisiert werden: Medizinische Versorgung, Erreichbarkeit und Terminorganisation haben Vorrang. Die Abrechnung sollte dennoch möglichst reibungslos weiterlaufen.
- Abrechnungswissen fehlt: Konzentriert sich das Fachwissen auf einzelne Mitarbeitende, fehlen bei einem kurzfristigen Ausfall wichtige Kenntnisse zur Praxissoftware, Leistungsdokumentation und Begründungspflicht.
- Prozesse verzögern sich: Rechnungen werden später versandt, offene Fragen bleiben unbearbeitet und die Forderungsbearbeitung gerät ins Stocken.
- Mögliche Honorarausfälle: Ob tatsächlich Einnahmen verloren gehen, hängt vom Einzelfall ab. Verzögerungen können jedoch das Risiko erhöhen.
- Mehrbelastung für das Team: Die Aufgabenverteilung und die Einarbeitung in die Abrechnung kosten Mitarbeitende und Praxisleitung zusätzliche Zeit.
Die häufigsten Ursachen für MFA-Ausfall in der Praxis
Krankheit, geplanter Urlaub oder eine Kündigung können zu personellen Engpässen führen. Je nach Anlass ist die Stelle vorübergehend oder dauerhaft nicht besetzt.
Für die Praxisorganisation ist entscheidend, ob der Ausfall einige Tage, mehrere Wochen oder dauerhaft besteht. Eine kurze Abwesenheit lässt sich möglicherweise durch eine interne Vertretung und vorübergehend angepasste Abläufe auffangen. Bei längeren Ausfällen braucht die Praxis häufig eine Übergangslösung: Welche Aufgaben kann das Team weiter übernehmen, und wo ist externe Unterstützung nötig?
Besonders belastend wird es, wenn die Praxis bereits stark ausgelastet ist und mehrere Mitarbeitende gleichzeitig fehlen. Dann sind Terminmanagement, Telefon, Dokumentation und Abrechnung zugleich betroffen.
Was im Praxisalltag zuerst liegen bleibt
Bleibt eine MFA-Stelle unbesetzt, geraten oft mehrere Abläufe gleichzeitig ins Stocken: Telefonate bleiben länger unbeantwortet, Termine müssen neu koordiniert werden, Unterlagen werden verzögert bearbeitet und Abrechnungsfälle sammeln sich an.
Auch die Praxisleitung übernimmt dann häufig zusätzliche Aufgaben. Das kann kurzfristig notwendig sein, lässt aber weniger Zeit für die medizinische Arbeit, die Praxisentwicklung und die Führung des Teams. Bei improvisierten Abläufen steigt zudem das Risiko, dass Informationen nicht vollständig weitergegeben oder Fristen übersehen werden.
Welche Schritte der Abrechnung muss die Praxis selbst erledigen, und welche kann sie auslagern?
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Patientenkommunikation und Terminmanagement unter Druck
Auch bei knapper Besetzung müssen telefonische Anfragen bearbeitet werden. Übernehmen Mitarbeitende mehrere organisatorische Aufgaben gleichzeitig, verlängern sich häufig die Reaktionszeiten.
Legen Sie fest, welche Vorgänge sofort bearbeitet werden müssen, welche warten können und wer jeweils zuständig ist.
Für die GOÄ-Abrechnung reicht diese Neuverteilung allein möglicherweise nicht aus: Es müssen auch genügend Zeit und die erforderlichen Kenntnisse vorhanden sein.
GOÄ-Abrechnung: Warum sie ohne erfahrene MFA schnell fehleranfällig wird
Die GOÄ-Abrechnung erfordert mehr als die Auswahl passender Gebührenziffern. Leistungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und gegebenenfalls begründet werden. Hinzu kommen die internen Prüfschritte der Praxis und die Bearbeitung von Rückfragen durch Patienten oder Kostenträger.
Mit der zuständigen MFA fehlen möglicherweise auch Kenntnisse über bisherige Abrechnungsfälle und Besonderheiten der Praxis. Unter Zeitdruck können dadurch zusätzliche Korrekturen und Verzögerungen entstehen.
Entscheidend ist, ob eine qualifizierte Vertretung verfügbar ist und wie gut die Abläufe dokumentiert sind. Fehlt beides, sollte die Praxis prüfen, ob externe Unterstützung die verlässlichere Lösung ist.
Auch eine externe Abrechnungsstelle benötigt die medizinische Dokumentation und die erforderlichen Informationen aus der Praxis.
Kurzfristige Optionen: Interne oder externe Abrechnung?
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von der voraussichtlichen Dauer des Ausfalls, der Zahl offener Abrechnungsfälle und den Kenntnissen im Team ab.
Kriterium | Interne Abrechnung | Externe Abrechnung mit der PVS Westfalen-Süd |
Vorgehen | Die Aufgaben werden im Team neu verteilt. | Die GOÄ-Abrechnung wird ganz oder teilweise an einen spezialisierten Dienstleister übertragen. |
Aufwand und Entlastung | Zusätzlicher Aufwand für Aufgabenverteilung und Vertretung sowie gegebenenfalls für die Einarbeitung einer Ersatzkraft. | Die Praxis nutzt externes Abrechnungswissen und wird weniger abhängig von einzelnen Mitarbeitenden. |
Kosten | Zu berücksichtigen sind die Arbeitgeberkosten für das Personal und die interne Arbeitszeit. | Die Kosten hängen vom Gebührenmodell, Abrechnungsvolumen und vereinbarten Leistungsumfang ab. |
Besonders geeignet, wenn … | der Ausfall kurz ist und eine qualifizierte Vertretung zur Verfügung steht. | Fachwissen fehlt, Abrechnungsrückstände entstehen oder die Praxis dauerhaft weniger abhängig vom Personalbestand sein möchte. |
Die GOÄ-Abrechnung dauerhaft absichern, unabhängig vom MFA-Bestand
Die Abrechnung sollte auch dann weiterlaufen können, wenn die zuständige MFA fehlt. Dafür braucht die Praxis dokumentierte Abläufe und Zuständigkeiten sowie Zugang zum erforderlichen Fachwissen.
Die Praxis kann dafür intern Vertretungen organisieren und Abläufe dokumentieren. Alternativ oder ergänzend kann sie die Abrechnung auslagern. Die PVS Westfalen-Süd übernimmt je nach Vereinbarung wesentliche Teile des Abrechnungsprozesses.
Wie die PVS Westfalen-Süd die Praxis unterstützen und entlasten kann
Bei der Zusammenarbeit mit der PVS Westfalen-Süd zählt neben dem Preis, wie gut die Abrechnung zur Fachrichtung und Praxisstruktur passt. Die PVS Westfalen-Süd kennt diese Anforderungen und führt die vereinbarten administrativen Schritte der GOÄ-Abrechnung durch. Die Praxis behält die Kontrolle über die Freigabe von Abrechnungsfällen und Rechnungen.
Die PVS Westfalen-Süd bringt Fachwissen und fast 90 Jahre Erfahrung in der privatärztlichen Abrechnung mit. Sie prüft die übermittelten Informationen, klärt komplexe oder erklärungsbedürftige Abrechnungsfälle und stimmt Rückfragen mit der Praxis ab. Außerdem erläutert sie Datenschutz und Datensicherheit, Leistungsumfang, Gebührenmodell, Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und mögliche Zusatzkosten.
Für die Einführung müssen Datenübertragung und Freigaben klar geregelt sein. Die Praxis stellt die medizinischen Informationen und erforderlichen Unterlagen bereit. Die PVS Westfalen-Süd übernimmt die vereinbarten Prüfungs-, Bearbeitungs- und Verwaltungsprozesse bis zur fertigen Rechnung und darüber hinaus. Medizinische Dokumentation, Therapieentscheidungen und Praxisorganisation bleiben Aufgabe der Praxis.
Was die PVS Westfalen-Süd konkret übernimmt
Die PVS Westfalen-Süd übernimmt je nach Vereinbarung unter anderem folgende Leistungen:
- Rechnungsprüfung und -bearbeitung: Die übermittelten Abrechnungsinformationen werden auf Vollständigkeit, Plausibilität und gebührenrechtliche Aspekte geprüft. Klärungsbedürftige Fälle werden mit der Praxis abgestimmt.
- Rechnungserstellung und -versand: Die Rechnungen werden erstellt und an Patientinnen und Patienten versendet – in Papierform oder digital über das Rechnungsportal.
- Korrespondenz und Rückfragen: Die PVS Westfalen-Süd unterstützt bei Beanstandungen, Korrekturrechnungen und Erstattungsproblemen und übernimmt die vereinbarte Kommunikation mit Patienten und Kostenträgern.
- Forderungsmanagement: Zahlungseingänge und Fristen werden überwacht. Bei Bedarf unterstützt die PVS Westfalen-Süd mit Rechtsanwaltsmahnungen und im gerichtlichen Mahnwesen.
- Liquidität und Abrechnungsübersicht: Honorarauszahlungen erfolgen monatlich. Mit der angebotenen Honorarvorauszahlung kann die Praxis bereits nach Rechnungsausgang über das Geld verfügen. Die konkreten Bedingungen sind vorab zu klären.
- Digitale Auswertungen: Über das Online-Kundenportal PVSconnect lassen sich unter anderem Kontoübersichten, Rechnungsarchive, offene Posten und Controllingauswertungen abrufen.
- Zusätzliche Unterstützung: Bei Bedarf hilft die PVS Westfalen-Süd bei der Ermittlung aktueller Anschriften und möglicher Erben. Seminare, Webinare und individuelle Praxis-Coachings bieten darüber hinaus Unterstützung bei Abrechnung und Praxisorganisation.
Häufige Fragen zum MFA-Ausfall (FAQ)
Was passiert mit der GOÄ-Abrechnung, wenn meine MFA kurzfristig ausfällt?
Eine geeignete interne Vertretung kann die Abrechnung fortführen; alternativ kann die Praxis sie vorübergehend an einen externen Dienstleister übergeben. Dafür müssen die erforderlichen Kenntnisse und Informationen verfügbar sein. Je nach Ausmaß des Ausfalls kann es zu Verzögerungen kommen. Honorare gehen dadurch nicht automatisch verloren.
Kann eine Zeitarbeitskraft GOÄ-Abrechnungen übernehmen?
Das hängt von den GOÄ-Kenntnissen der Zeitarbeitskraft und den übertragenen Aufgaben ab. Sie kann die Praxis organisatorisch entlasten, muss aber in der Regel in die praxisspezifischen Abläufe eingearbeitet werden. Die Praxisleitung sollte festlegen, wer die Arbeit kontrolliert und offene Fragen entscheidet.
Wie schnell kann ich meine Abrechnung an die PVS Westfalen-Süd auslagern?
Die Dauer hängt vom Vorbereitungsstand sowie von den technischen und organisatorischen Abstimmungen ab. Im ersten Gespräch werden die bisherigen Abläufe und der benötigte Leistungsumfang geklärt. Anschließend werden die vertraglichen und technischen Voraussetzungen geschaffen, damit die Mitarbeitenden mit dem neuen Ablauf arbeiten können.
Was kostet die PVS Westfalen-Süd im Vergleich zu einer MFA-Stelle?
Eine MFA übernimmt neben der Abrechnung weitere Aufgaben. Deshalb lassen sich die Kosten einer MFA-Stelle und einer externen Abrechnungsstelle nur eingeschränkt vergleichen. Zur MFA-Stelle zählen neben dem Gehalt auch Arbeitgebernebenkosten sowie Aufwände für Recruiting, Einarbeitung, Fortbildung, Urlaubs- und Krankheitsvertretung und interne Arbeitszeit. Bei der PVS Westfalen-Süd hängen die Kosten vom Gebührenmodell, vom Leistungsumfang und vom Abrechnungsvolumen ab.
Berücksichtigen Sie auch den zusätzlichen Zeitaufwand der Praxisleitung, etwa bei verzögerter Rechnungsbearbeitung oder notwendigen Vertretungen. Vergleichen Sie die Gesamtkosten anhand der Abläufe und des Bedarfs Ihrer Praxis.
Ihr nächster Schritt: Abrechnung unabhängig vom Personal absichern
Prüfen Sie, ob Ihre Abrechnung auch ohne die zuständige MFA weiterläuft: Gibt es eine Vertretung, sind die Abläufe dokumentiert und ist das nötige Fachwissen verfügbar?
Klären Sie außerdem, welche Aufgaben Ihr Team übernehmen kann und wo externe Unterstützung sinnvoll ist. Die PVS Westfalen-Süd kann die GOÄ-Abrechnung auch bei personellen Engpässen unterstützen. Ob die Zusammenarbeit passt, hängt von Ihrem Abrechnungsvolumen, dem benötigten Leistungsumfang und den Kosten ab.
Informieren Sie sich über die Möglichkeiten der externen GOÄ-Abrechnung und prüfen Sie, ob die Zusammenarbeit mit der PVS Westfalen-Süd für Ihre Praxis sinnvoll ist.
Wie ausfallsicher ist Ihre Abrechnung? Informieren Sie sich darüber, welche Möglichkeiten die Auslagerung der GOÄ-Abrechnung bietet und ob die Zusammenarbeit mit der PVS Westfalen-Süd für Ihre Praxis sinnvoll sein kann.
